貸し会議室の選び方

貸し会議室は、個人セミナーから大きな後援会まで使用できます。お金を出して使用するなら、機能やケータリングサービスにこだわりたいところ。会議室不足で貸し会議室人気があがっていますが、貸し会議室の選び方のポイントなどはあるのでしょうか。早速調べてみました。

貸し会議室の用途

貸し会議室の用途はさまざまで、会議だけにかぎりません。ビジネスイベントや行事、トークショー、展示会や展覧会、会社のサービスを紹介する販売促進やマーケティング拠点、ドラマに出演する俳優のオーディションなど多岐にわたります。

年間を通し、最も貸し会議室の用途で多いのは、外部の講師をまねいての講演会です。就職シーズンになると面接会場としても使用されます。

選び方

貸し会議室には講演会や会議に必要なホワイトボードやプロジェクター、大型スクリーンケーブルなどが既に設置されています。そして、基本的に貸し会議室は、駅の近くに立地していますが、長時間使用する場合、食事のケータリングサービスや近傍に飲食店やコンビニの有無を確認しておきましょう。

貸し会議室の使用料金も予算と照らし合わせて選びます。会議やセミナー、講演会に参加する人数を確認し、その後場所や広さを決める段取りとなります。貸し会議室の中には時間帯によって使用料金がかわってくる場所もあります。例えば終日使用、午前又は午後に半日だけ使用する。夜間などで使用料に開きがあります。1時間ごとの料金も設定されているので、借りたいと考えている貸し会議室に問い合わせをしましょう。
貸し会議室を実際に利用したい場合は、こちらの貸し会議室サイトなどを参考にしてみてください。

ポイント

貸し会議室はその用途によって必要な機材が違ってきます。講演会では、手元のパソコン資料を見ながら、スクリーンに映し出し参加者がわかりやすいよう解説します。セミナーでは資料を配るため、参加者が多く資料が、足りなくなったらその場で印刷できるような複合機のある貸し会議室が良いでしょう。ただ、備品の中にはあらかじめ備わっているものの他、使用時間により利用料金がかかるものもあるので注意をしましょう。貸し会議室の中には、設備の損傷やキャンセルをした際利用者と運営側の間にトラブルが起きることも。最悪の場合損害賠償請求をされる場合もあります。貸し会議室を借りる前に飲食の持込み、室内レイアウトの変更、音響の程度、部屋の開閉をするのは利用者かそれとも貸し会議室側か事前に確認をしておきます。また、予想に反し講演会で定員以上の参加者が入場してしまった時もトラブルになりがちなので、事前に規定へ目を通しておきましょう。